Процесс организации командировок обычно отнимает много времени. Для сотрудника, который едет в командировку, нужно подобрать билеты, забронировать гостиницу, найти трансфер, а по возвращении сдать в бухгалтерию все необходимые документы. Бухгалтеру в свою очередь необходимо подготовить отчетность, а руководителю проконтролировать весь процесс. Для более грамотного выстраивания процесса командировок в настоящее время на нашем предприятии внедряется проект (подсистема) «Управление данными командировок».
Проект разработан сотрудниками дирекции по цифровой трансформации АО «Русполимет» совместно с компанией «Эвола». Руководство проекта осуществляет Дмитрий Дмитриев, руководитель группы сопровождения персонала ОВиСИС. В состав проектной группы вошли специалисты таких заводских подразделений, как бухгалтерия, управление делами, отдел информационных технологий, отдел организации труда и заработной платы и др.
В рамках концептуального этапа утвержден функциональный объём проекта: оформление направления работников в служебные командировки, оформление авансового отчета по произведенным расходам, реализация кадрового электронного документооборота, формирование полной и достоверной отчетности о затраченных временных и финансовых ресурсах на служебные поездки, создание механизмов интеграционного взаимодействия с существующими информационными системами предприятия.
Благодаря реализации данного проекта и современному подходу к управлению командировками на предприятии значительно упростится процедура оформления служебных командировок, в частности, сократится время оформления документов, расходов и отчетности. Процесс станет более чётким и прозрачным.
Кроме этого, с 1 мая текущего года в промышленную эксплуатацию введены следующие сервисы самообслуживания: «Планирование отпуска», «Управление отпусками», «Назначение замещающего руководителя». Данными сервисами могут пользоваться те сотрудники, которые имеют доступ к SAP, DirectumRX, внутреннему порталу «Битрикс24». Также расширены сервисы самообслуживания для штатных сотрудников предприятия и внешних совместителей путем ввода в промышленную эксплуатацию системы самообслуживания в мессенджере Telegram «Чат-бот Вики». С инструкцией по работе с сервисами самообслуживания можно ознакомиться на внутреннем корпоративном портале в разделе «Памятки и инструкции».
Кстати
Проект «Сервисы самообслуживания внедряется в АО «Русполимет» с 2022 года. В дальнейшем сотрудники нашей компании смогут иметь доступ к таким сервисам, как премирование и обучение, используя в том числе чат-бот и киоски, расположенные на производственной площадке предприятия.
